Desksharing im Arbeitsrecht: Definition, Regeln und Vor- und Nachteile

‌Desksharing (Shared Desk, Flexible Office, Hot Desking) ist ein modernes Bürokonzept, bei dem Mitarbeiter sich Arbeitsplätze teilen. Üblicherweise gibt es in einer Organisationseinheit mehr Mitarbeiter als Arbeitsplätze. Bei der Organisationseinheit kann es sich etwa um eine Stelle oder eine ganze Abteilung handeln. 
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‌Das Arbeitsrecht kennt keine allgemein gültige Definition des Desksharing. Immerhin ist es ein neues Konzept der Arbeitsorganisation. Grundsätzlich lassen sich jedoch folgende zwei Modelle unterscheiden:
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• Die Mitarbeiter haben keinen festen Arbeitsplatz und wählen ihren Platz von Tag zu Tag neu.  
• Es gibt einen festen Arbeitsplatz für zwei oder mehr Mitarbeiter.  

‌Die Mehrfachbenutzung eines Büroarbeitsplatzes kann durch unterschiedliche Anwesenheitszeiten realisiert werden. Etwa durch andere Arbeitszeiten, durch Homeoffice oder durch Tätigkeiten außerhalb des Büros wie Kundentermine, Schulungen oder Besprechungen.

In welchen Branchen gibt es Desksharing?

‌Ein ähnliches Konzept wie Desksharing gab es bereits in den 80er-Jahren in der Schifffahrt, wenn weniger Schlafplätze als Matrosen an Bord waren. Man teilte sich das Bett – der eine schlief, während der andere arbeitete. 
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‌Bekannt für tatsächliches Desksharing wurden erstmals Tech-Konzerne aus dem Silicon Valley wie Facebook und Google. Doch auch in Deutschland hat das Modell der Arbeitsorganisation Einzug gehalten und wird etwa von Unternehmen wie Siemens, Lufthansa oder ADAC angewandt. 
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‌Desksharing ohne festen Arbeitsplatz der Mitarbeiter ist nicht für jede Branche geeignet. Sinnvoll ist es für Branchen, in denen die Arbeit vorwiegend elektronisch stattfindet. Denn mit einem elektronischen Zugang auf die benötigten Daten können die Mitarbeiter ihrer Tätigkeit von einem beliebigen Büroarbeitsplatz aus nachgehen. Wichtig ist dabei, dass jeder Arbeitsplatz über entsprechende technische Ausrüstung verfügt.

Wahl des Arbeitsortes

‌Wenn zwei oder mehr Mitarbeiter sich einen festen Arbeitsplatz teilen, variiert der Arbeitsort nicht. Es gibt einen Zeitplan, wer den Arbeitsplatz wann benutzt. 
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‌Gibt es hingegen keine festen Arbeitsplätze, gibt es zwei gängige Methoden für die Wahl des Arbeitsplatzes: 
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‌1) Selbstständige Suche: Mitarbeiter suchen sich selbst zu Beginn ihres Arbeitstages einen freien Arbeitsplatz. In der Regel gibt es verglaste Büroräume, sodass bereits von außen die Verfügbarkeit ersichtlich ist. 
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‌2) Elektronisches Buchungssystem: Es gibt ein Buchungssystem, in dem Mitarbeiter im Vorfeld für einen bestimmten Zeitraum einen Arbeitsplatz buchen können. Alternativ findet die Buchung über eine dafür verantwortliche Person statt, ähnlich wie in einem Hotel, weshalb man dieses Vorgehen auch „Hotelling“ nennt.

‌Arbeitnehmer haben in der Regel keinen rechtlichen Anspruch auf einen eigenen festen Arbeitsplatz. Es sei denn, ein solcher ist im Rahmen eines Arbeitsvertrags vereinbart. 
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‌Der Arbeitgeber hat somit das Recht, ohne Zustimmung der Mitarbeiter Desksharing einzuführen. Oftmals schließen er und der Betriebsrat diesbezüglich eine Betriebsvereinbarung, in der sie die wichtigsten Regelungen zu Desksharing festlegen.

Der Arbeitgeber kann für das ganze Unternehmen, für Abteilungen oder für einzelne Stellen Desksharing veranlassen. Es ist auch möglich, Vollzeitarbeitskräften feste Arbeitsplätze zu geben, während Mitarbeiter in Teilzeit Desksharing betreiben. Eine entsprechende Ungleichbehandlung ist zulässig, wenn der Arbeitgeber sie sachlich rechtfertigen kann und die Interessen der Mitarbeiter nicht verletzt werden. 
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‌Ein Verstoß gegen den arbeitsrechtlichen Gleichbehandlungsgrundsatz liegt vor, wenn ein einzelner Mitarbeiter Desksharing machen soll, während alle anderen feste Arbeitsplätze haben. In diesem Fall ist ratsam sein, sich von einem Anwalt für Arbeitsrecht beraten zu lassen.

Verpflichtende Maßnahmen

‌Der Arbeitgeber unterliegt der Fürsorgepflicht und hat deshalb zumutbare Maßnahmen zu ergreifen, um Schaden von Arbeitnehmern fernzuhalten. Zu Maßnahmen, die er im Zuge von Desksharing in jedem Fall setzen muss, zählen die folgenden: 
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‌1) Datenschutzmaßnahmen 
‌Gerade bei Desksharing ist es wichtig, dass alle sensiblen Daten, ob elektronisch oder in Papierform, hinreichend geschützt sind. Der Arbeitgeber hat alle erforderlichen Maßnahmen zu treffen, damit der Datenschutz gewährleistet ist, und sollte die Mitarbeiter entsprechend unterweisen. 
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‌2) Höhenverstellbare Bürostühle- und Tische 
‌Der Arbeitgeber hat im Rahmen der Fürsorgepflicht Ergonomie am Arbeitsplatz zu fördern. Insbesondere bei Desksharing ist es für den Arbeitsschutz wichtig, dass jeder Arbeitsplatz über höhenverstellbare Stühle und Tische verfügt. So kann jeder Arbeitnehmer sie an seine Körpergröße anpassen, um gesundheitliche Schäden zu vermeiden. 
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‌3) Aufbewahrungsmöglichkeiten 
‌Der Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, Möglichkeiten zur sicheren Aufbewahrung von privaten Dingen zu schaffen. Insbesondere als Schutz vor Diebstahl am Arbeitsplatz. Spinde genügen dabei den gesetzlichen Anforderungen. Möchte der Arbeitgeber aber etwas weitergehen, kann er jedem Mitarbeiter einen Rollcontainer zur Verfügung stellen. Darin kann der Arbeitnehmer private Dinge aber auch Arbeitsmaterialien verstauen. 
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‌Arbeitnehmer, deren Arbeitskonzept das Desksharing ist, sollten bei Verstößen gegen die Fürsorgepflicht rechtliche Beratung in Anspruch nehmen. Etwa von einem Anwalt für Arbeitsrecht.

Sinnvolle Maßnahmen

‌Es gibt verschiedene Maßnahmen, die der Arbeitgeber setzen sollte, um einen reibungslosen Ablauf von Desksharing zu begünstigen. Das sind insbesondere die folgenden:

• Identische Arbeitsplätze 
  ‌Die Arbeitsplätze sollten mit identischer Ausstattung versehen sein, sodass jedem Mitarbeiter an jedem Arbeitsplatz die erforderlichen Arbeitsmittel bereitstehen. Neben Schreibtisch und Bürostuhl gehören insbesondere Monitor, Dockstation, Tastatur und Maus dazu. Zudem sollte jeder Arbeitsplatz mit allen notwendigen Büromaterialien ausgestattet sein. Beispielsweise Locher, Stempel und Stifte. 
• Hygiene 
  ‌Gesundheit am Arbeitsplatz ist wichtig. Der Arbeitgeber sollte gesteigerte Hygienemaßnahmen treffen, damit Gesundheitsrisiken vermieden werden. Bei Desksharing benutzen verschiedene Mitarbeiter denselben Arbeitsplatz. Um Sauberkeit zu gewährleisten, sollte er etwa Feuchttücher für das Abwischen des Tisches bereitstellen. Aus hygienischer Sicht ist es zudem sinnvoll, keine stationären Telefone zu benutzen, sondern jedem Mitarbeiter ein eigenes Headset auszuhändigen. 
• Einbeziehung von Mitarbeitern 
  ‌Der Arbeitgeber sollte seine Belegschaft mit einbeziehen, ihnen das Konzept des Desksharing erklären und auf die Vorteile aufmerksam machen. Er sollte zudem offen sein für Kritik und versuchen, eine Umsetzung zu finden, dir für alle akzeptabel ist.  
• Clean Desk Policy 
  ‌Jeder Mitarbeiter hat seinen Arbeitsplatz sauber zu hinterlassen. Das ist eine Bedingung für das Funktionieren von Desksharing. Während dessen Nutzung kann der Arbeitnehmer den Arbeitsplatz einrichten, wie er möchte. Nach der Nutzung hat er ihn allerdings vollständig aufzuräumen, sodass man dort weder private Gegenstände noch berufliche Unterlagen vorfindet. Selbstverständlich sollte man auch kein Geschirr und keinen Müll hinterlassen. 

Hinweis:
In der Regel haben Arbeitnehmer ihren Arbeitsplatz im Rahmen der Clean Desk Policy auch dann zu räumen, wenn sie eine längere Pause machen. Etwa Mittagspause. Nicht hingegen bei Toilettenpausen oder Raucherpausen.

‌Desksharing kann sowohl für den Arbeitgeber als auch für Beschäftigte verschiedene Vor- und Nachteile bieten. Damit Desksharing gut funktioniert braucht es grundsätzlich klare Regelungen, Mitmachbereitschaft vonseiten der Arbeitnehmer sowie individuelle Vorteile.

Vorteile von Desksharing für Arbeitnehmer

‌Desksharing kann unter anderem folgende Vorteile für Arbeitnehmer haben:

• Flachere Hierarchien, sofern Vorgesetzte und Führungskräfte ebenfalls Desksharing machen 
• Mehr Austausch und Informationsfluss unter Kollegen und Abteilungen  
• Mehr Flexibilität und bedarfsgerechte Wahl des Arbeitsplatzes 
• Sichere Arbeitsplätze durch Einsparungen des Unternehmens 
• Mehr Bewegung, was sich positiv auf die Gesundheit auswirkt 
• Kein Neid auf bessere Arbeitsplätze, da alle identisch sind 
• Erhöhte Motivation und gesteigertes Wohlbefinden  
• Weniger Ablenkungen am Arbeitsplatz durch fehlende private Gegenstände 
• Weniger Langeweile, da mehr Abwechslung besteht

Nachteile von Desksharing für Arbeitnehmer

‌Welche Nachteile Desksharing für einen Arbeitnehmer hat, hängt insbesondere damit zusammen, wie er mit dem Konzept umgehen kann. So sind etwa folgende Nachteile möglich:

• Innere Unruhe und Stress, insbesondere was die tägliche Suche nach Arbeitsplätzen anbelangt 
• Zeitintensive Organisation, da morgens, nach der Mittagspause oder nach einem Meeting wieder ein neuer Arbeitsplatz gesucht und eingerichtet werden muss 
• Introvertierte Mitarbeiter können sich schwer tun mit wechselnder Arbeitsumgebung und erhöhter Austauschmöglichkeit mit Kollegen 
• Teamzusammenhalt ist schwerer zu erreichen 

• Fehlende persönliche Gegenstände am Arbeitsplatz führen zu weniger persönlicher Entfaltungsmöglichkeit

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Vorteile von Desksharing für Unternehmen

‌Der Austausch mit vielen verschiedenen Kollegen und Abteilungen bringt eine breitere Vernetzung unter der Belegschaft mit sich. Dadurch werden Mitarbeiter auch in Hinsicht auf Flexibilität geschult und entwickeln häufig mehr Kreativität. Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität steigen in der Regel. Insbesondere jüngere Arbeitnehmer sprechen auf die moderne Arbeitsweise an. Das Image des Unternehmens verbessert sich. 
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‌Daneben besteht der Nutzen von Desksharing natürlich auch in finanzieller Hinsicht. So hat der Arbeitgeber den Vorteil der Flächeneinsparung und braucht keine großen Räumlichkeiten anzumieten. Es müssen weniger Arbeitsplätze eingerichtet werden und weniger Geld für Miete und Strom gezahlt werden.

Nachteile von Desksharing für Unternehmen

‌Desksharing bringt insbesondere dann Nachteile mit sich, wenn es keine ausreichenden Regelungen gibt. Oder wenn die Mitarbeiter sich nicht mit den Regelungen anfreunden können. 
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‌Des Weiteren treten folgende Nachteile häufig bei Desksharing auf:

• Weniger Loyalität und Verbundenheit der Mitarbeiter zum Unternehmen 
• Erhöhte Ansteckungsgefahr bei Krankheiten 
• Weniger Produktivität, wenn Organisation des Arbeitsplatzes zeitintensiv ist 
• Mitarbeiter sind durch wechselnde Arbeitsplätze schwerer zu finden

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